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Há muito que o telefone, o correio e até algumas reuniões foram substituídas pelo correio eletrónico (o e-mail). Isto deve-se ao facto de ser mais prático e rápido - você envia uma proposta a um futuro parceiro, por exemplo, e ele poderá responder quando lhe for cômodo, evitando longas demoras enquanto ambas as partes tentam encontrar um horário compatível para um contato mais direto.
No entanto, má etiqueta pode levá-lo a perder clientes e parceiros, ou a dar uma má imagem de si e da sua empresa. Pode não parecer mas ao enviar um e-mail está sim a dar a cara e a forma como comunicamos com um amigo não é a mesma quando nos dirigimos a alguém por motivos profissionais. É importante ter em atenção as seguintes dicas.

1. Resuma os seus e-mails
Evite mensagens demasiado longas com informação repetida ou que pode esperar por um segundo contato. Se escrever excessivamente, o recetor do e-mail pode ignorá-lo logo de início ou não prestar atenção às partes fundamentais. Seja direto e conciso.

2. Escolha um ‘Assunto’ importante
Em primeiro lugar, nunca deixe o espaço ‘Assunto’ por preencher! Se o fizer, estará a condenar o seu e-mail à caixa de spam ou torná-lo-á pouco apelativo, diminuindo a probabilidade do recetor o encontrar no meio de várias e várias mensagens que eventualmente receberá todos os dias. Por esta última razão, o seu ‘Assunto’ deve ser sempre conciso, contendo apenas o importante como o motivo do contacto. Prefira algo como “Marcação de Reunião” em vez de “Gostaria de marcar uma reunião de trabalho consigo”.

3. Use uma escrita e formatação formal
Evite imagens e palavras coloridas desnecessárias. Estes elementos podem parecer cativantes num primeiro olhar mas nada está mais longe da verdade. Se inserir demasiadas imagens, por exemplo, pode tornar a abertura do e-mail pesada e lenta. Por outro lado, quanto mais conteúdo, mais difícil será para o recetor perceber o que é importante e o que é estético.

4. Responda prontamente
Não há nada pior para a sua imagem do que demorar a responder a um e-mail. O recetor sentirá que não é importante e pode levá-lo a perder um cliente ou parceiro. Precisa de tempo para conferir tudo o que se encontra no e-mail ou tem de fazer uma decisão em equipa antes de responder? Envie uma mensagem agradecendo o contato e a informar que a resposta concreta chegará dentro de pouco tempo.

5. Use a mensagem automática de férias
Continuando o ponto anterior, a resposta que tanto espera pode chegar quando está ausente para férias, por doença, ou outro. Para não deixar o recetor à espera, configura uma mensagem automática que irá explicar a sua ausência. Pode aproveitar ainda, por exemplo, para indicar nesta mensagem qual a pessoa que deverá ser contactada em substituição.

6. Não faça ‘reply all’ sem pensar
Quando lhe enviarem e-mails com vários recipientes, pense se a sua resposta deverá ser lida por todos eles. Direcione a sua mensagem somente para aqueles que têm de a receber. Quer discutir os detalhes de uma proposta com os seus colegas? Retire quem não fará parte dessa reunião ou adicione eventuais interessados.

7. Crie uma conta pessoal e uma de trabalho
Será muito mais simples para si se criar duas contas separadas: uma para os e-mails profissionais e outra para assuntos mais casuais - esta decisão será útil porque lhe permitirá organizar melhor o seu trabalho. Quanto ao e-mail de trabalho, escolha um nome que soe profissional: evite o “afonsopereirinha86@mail.com” e dê preferência ao “afonsopereira@mail.com”.

8. Não abuse desta ferramenta
Por vezes o assunto de discussão é demasiado longo ou complexo para ser debatido por e-mail. Marque uma reunião ou tente telefonar à outra parte para que a comunicação seja mais fluida e eficaz.



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